11 consejos de etiqueta de seminarios web para presentadores y asistentes

Ahora que pasamos más tiempo que nunca en casa con nuestras computadoras, es un buen momento para repasar la etiqueta de los seminarios web.

Los seminarios web brindan a las marcas la oportunidad de conectarse directamente con sus audiencias. Por otro lado, los consumidores pueden aumentar sus conocimientos sobre un tema. Es beneficioso para todos cuando se realiza correctamente, pero no todos los seminarios web se desarrollan sin problemas. Una vez asistí a un seminario web sobre consejos de automatización de correo electrónico que en realidad era una demostración completa del producto. ¡Ay!

Luego, tiene situaciones en las que el presentador llega tarde o los asistentes están teniendo un poco también muy divertido en la sala de chat. No es exactamente la mejor experiencia para ninguna de las partes.

Entonces, descubramos cómo los presentadores y asistentes pueden contribuir a seminarios web más productivos.

1. Establezca el tono.

Cada formato de seminario web es diferente. Por ejemplo, algunos se basan en la educación, y el presentador solo interactúa con la audiencia para hacer preguntas. En otros casos, el escenario es más interactivo.

Dicho esto, hazle saber a tu audiencia lo que esperas de ellos desde el principio.

Envíe un correo electrónico de recordatorio a sus asistentes unos días antes del seminario web e incluya una sección sobre pautas. Asegúrese de responder las siguientes preguntas:

• ¿Se espera que los asistentes tengan sus cámaras y micrófonos encendidos o apagados?
• ¿Se fomenta la participación? ¿Si es así, cómo?
• ¿Hay algún trabajo de preparación?

También puede recordarles a sus asistentes estas instrucciones al comienzo del seminario web, a medida que las personas inician sesión.

2. Presente lo que se espera.

Imagina que pides un bistec medio en un restaurante y, en cambio, obtienes un trozo de pollo. Ese trozo de pollo puede estar delicioso, pero no importará porque no es lo que ordenó.

Cumplir con las expectativas es muy importante cuando se intenta ganar la confianza de su audiencia. Para los seminarios web, hay pocas cosas más frustrantes que anticipar una presentación sobre una cosa y obtener algo completamente diferente. Cambiar de marcha puede causar confusión y provocar altas tasas de abandono y baja participación.

Además, cada tipo de seminario web tiene un propósito y está dirigido a una audiencia única. Por ejemplo, es probable que los asistentes al taller no tengan las mismas intenciones que los asistentes a las demostraciones de productos.

Con esto en mente, resista la tentación de convertir su seminario web en una oportunidad promocional (o cualquier otra cosa) si no está en la agenda.

3. Haz una ronda de práctica.

Las dificultades técnicas son un fastidio. Interrumpen el flujo de la presentación y pueden ser difíciles de recuperar. Una forma de prevenirlos es practicando de antemano.

Primero, familiarícese con la plataforma de alojamiento que utilizará. Aprenda dónde están las funciones clave, por ejemplo, cómo:

• Compartir tu pantalla.
• Reproduce clips de audio y / o video.
• Destaque a los asistentes y ajuste su configuración de audio / video.

Puede considerar tener un moderador que lo ayudará durante su presentación para monitorear la sala de chat y ayudar a avanzar.

Una vez que se sienta seguro al navegar por la plataforma, realice una prueba de la presentación de principio a fin. Hacerlo le permitirá saber cuánto tiempo dedicar a cada sección para cumplir con el programa.

4. Lea las preguntas y respuestas en voz alta.

Cuando asiste a una presentación en persona, por lo general no hay juego de adivinanzas cuando alguien hace una pregunta porque puede escuchar que se hace. En línea, las cosas funcionan de manera diferente.

Dependiendo de la plataforma de alojamiento que utilice, es probable que tenga una función de preguntas y respuestas que permita a los asistentes hacer preguntas directamente al anfitrión. Esto significa que los demás asistentes no sabrán quién hizo una pregunta y cuál fue la pregunta.

Como tal, los presentadores siempre deben repetir las preguntas en voz alta antes de responderlas, para que la audiencia comprenda el contexto de la respuesta. Sin embargo, mantenga el nombre del asistente en el anonimato a menos que el asistente haya solicitado lo contrario.

5. Haga que el webinar sea accesible.

Los seminarios web pueden ser excelentes fuentes de información, pero pueden carecer de las funciones de accesibilidad necesarias para llegar a todas las audiencias, incluidas las personas sordas, con problemas de audición (HoH) y con discapacidad visual.

Empiece por revisar sus plataformas de alojamiento. Las aplicaciones como Zoom y Google Hangouts tienen funciones integradas de subtítulos en vivo y transcripción. También puede enviar a sus asistentes las diapositivas de la presentación con anticipación, lo que facilita que los hablantes no nativos se familiaricen con el contenido.

Dependiendo de su presupuesto, puede contratar a un intérprete para que firme su presentación para su audiencia sorda y / o HoH. Si eso no es posible, busque proveedores de servicios de retransmisión de video que conectarán a su audiencia con intérpretes durante su presentación.

Para la presentación en sí, use colores de alto contraste para que sea más fácil para los asistentes con discapacidad visual ver sus diapositivas.

6. Grabe la sesión.

Al organizar un seminario web, es posible que solo un porcentaje de sus inscritos asista a la sesión en vivo. Debido a conflictos de programación, muchas personas confían en las grabaciones de video para revisar las sesiones que se perdieron.

Si bien no es absolutamente necesario, es una excelente manera de brindar valor a los usuarios que están interesados ​​en su marca pero que no pueden asistir a las sesiones en vivo. Puede limitar el acceso a la grabación durante una semana o dos después de la sesión en vivo y agregar una contraseña para acceder al metraje para mayor seguridad.

1. Sea puntual.

Los seminarios web suelen seguir agendas estrictas, lo que significa que hay muy poco espacio para ponerse al día si se ha perdido una parte de la presentación.

Para aprovechar al máximo el seminario web, asegúrese de llegar a tiempo. Por lo general, hay un período de gracia de uno a tres minutos para que los asistentes inicien sesión en la plataforma de alojamiento.

Para ir a lo seguro, únase al seminario web unos minutos antes en caso de que tenga problemas para iniciar sesión. Esto le dará tiempo suficiente para pedir ayuda al organizador del seminario web. También puede configurar recordatorios en los días previos al seminario web para asegurarse de estar listo cuando comience el evento.

2. Charle para amplificar, no distraer.

Piense en el cuadro "Chat" en un seminario web como en un salón de clases. Excepto que, en este caso, no puedes susurrarle a la persona que está a tu lado. Todo lo que diga es lo suficientemente fuerte para que todos en la sala lo escuchen y se relacionen.

Con eso en mente, su contribución debe ser solo para amplificar lo que dice el presentador.

Por ejemplo, supongamos que asiste a un seminario web sobre automatización del marketing por correo electrónico. El presentador explica los beneficios de configurar secuencias de correo electrónico una vez que un cliente potencial realiza una acción específica. Podrías intervenir en el chat para agregar cuán efectiva ha sido esa práctica para tu marca.

Sin embargo, no sería tan útil presentar una conversación sobre las tasas de clics del correo electrónico o sumergirse en su experiencia utilizando una plataforma de automatización en particular.

Como regla general, si no está en línea con la presentación, déjelo fuera de la sala de chat.

3. No interrumpa.

Como presentador, las interrupciones realmente pueden desviarlo de su juego. Interrumpe su proceso de pensamiento y puede tomarle un segundo volver a la normalidad, sin importar cuán experimentado sea.

Solo debe anular el silencio para agregar su entrada si el presentador le ha abierto la palabra. Como cortesía profesional, no interrumpa al presentador a menos que indique explícitamente que es bienvenido.

En su lugar, espere una llamada a la acción. El presentador puede tener una diapositiva dedicada para preguntas y comentarios, o puede preguntar en voz alta si alguien tiene algo que agregar.

4. Evite la autopromoción.

La autopromoción durante el seminario web de otra persona es como apagar las velas de cumpleaños de otra persona, es de mal gusto.

Si se le solicita, es apropiado mencionar su marca en lo que respecta al contenido de la presentación. Lo que debe evitar es intentar dirigir a otros asistentes a su marca a través de su sitio web y enlaces sociales u otras estrategias.

Si sigue unos sencillos pasos, puede ayudar a crear una experiencia de seminario web más positiva que todos disfruten.