Cómo usar WordPress para la gestión de documentos o gestión de archivos

¿Quieres usar WordPress para administrar tus archivos y documentos?

Es posible que tenga hojas de cálculo, fotos y otros documentos que necesite compartir con el resto de su equipo. Al cargar estos archivos en WordPress, puede colaborar fácilmente con otros o simplemente tener estos documentos a mano en su panel de control de WordPress.

En este artículo, le mostraremos cómo usar WordPress como un sistema de gestión de documentos o archivos.

¿Por qué usar WordPress para la gestión de documentos y archivos?

Es fácil perder el rastro de los documentos cuando se usan muchas herramientas diferentes. Por ejemplo, puede compartir borradores a través de una plataforma como Google Drive, realizar un seguimiento de los cambios con una herramienta como Asana y comunicarse con editores y blogueros invitados a través de Slack.

El problema es que es fácil perder la pista de un proyecto cuando se utilizan tantas herramientas diferentes. Al usar WordPress para administrar sus documentos, puede mantener todo en un solo lugar. Esto le ahorra tiempo y esfuerzo y le asegura que nunca perderá archivos importantes.

Veamos cómo WordPress te permite administrar fácilmente tus documentos y archivos.

Configuración de su sistema de gestión de documentos de WordPress

La forma más fácil de configurar un sistema de administración de documentos de WordPress es usar Revisiones al documento WP. Con este complemento, puede colaborar en archivos con otras personas, guardar documentos en línea y ver un historial de edición completo para cada documento.

Primero debe instalar y activar el complemento. Consulte nuestra guía paso a paso para instalar un complemento de WordPress para obtener más detalles.

Una vez habilitado, verá una nueva opción 'Documentos' en el menú de la izquierda. Para subir un documento a WordPress, vaya a Documentos » Todos los documentos. Luego haga clic en el botón Agregar documento.

A continuación, debe dar un título al documento. Esto debería ayudarlo a identificar el documento, especialmente si comparte su tablero de WordPress con otros blogueros invitados.

Luego haga clic en el botón "Cargar nueva versión".

Esto abrirá una ventana emergente de carga de documentos que funciona de manera similar a la biblioteca multimedia predeterminada de WordPress.

Puede arrastrar y soltar su documento en la ventana emergente, o hacer clic en "Elegir archivo" y luego seleccionar un archivo de su computadora.

WP Document Revisions ahora cargará el archivo en WordPress.

A continuación, puede establecer el estado del flujo de trabajo del documento. Si comparte el tablero con otros, todos sabrán que el documento es un primer borrador, en revisión, en progreso o en algún otro estado. Esto puede ayudarlo a evitar malentendidos y mejorar el flujo de trabajo editorial en blogs de WordPress de varios autores.

Simplemente abra el menú desplegable en Estado del flujo de trabajo, luego seleccione una opción de la lista.

A continuación, es posible que desee agregar una descripción que ayudará a otros usuarios a comprender de qué se trata el archivo.

Para hacer esto, simplemente escriba en el editor de texto. Esta sección incluye todas las opciones de formato de texto estándar, por lo que puede agregar un enlace, crear listas numeradas y con viñetas, agregar formato de negrita y cursiva, y más.

También puede agregar una imagen de documento que pueda ayudar a los usuarios a comprender el archivo o proporcionar información adicional, como un índice o un apéndice.

El proceso es similar a agregar una imagen destacada a las publicaciones y páginas de WordPress. Simplemente seleccione "Establecer imagen de documento" y luego seleccione una imagen de biblioteca de medios o cargue un nuevo archivo desde su computadora.

Cuando carga un archivo, WP Document Revisions lo marca como propietario del documento.

Para asignar este archivo a otra persona, simplemente abra el menú desplegable Propietario y seleccione un nuevo usuario de la lista. Esto puede ayudarlo a mantener sus documentos organizados, especialmente si ha agregado muchos usuarios y autores a su blog de WordPress.

De forma predeterminada, WP Document Revisions publica el archivo de forma privada, por lo que solo los usuarios registrados pueden verlo.

Otra opción es publicar el documento en su sitio de WordPress para que los usuarios puedan acceder a él sin iniciar sesión en el tablero.

Incluso si publica el documento, sigue siendo una buena idea agregar una contraseña haciendo clic en el vínculo Editar junto a Visibilidad.

Luego seleccione "Protegido con contraseña" e ingrese una contraseña segura en el campo "Contraseña".

Luego haga clic en "Aceptar" para guardar los cambios.

¿No quieres usar una contraseña? Luego puede seguir el mismo proceso que el anterior, pero esta vez seleccione "Público".

Independientemente de cómo publique el archivo, WP Document Revisions mostrará su URL justo debajo del título. Los usuarios pueden ver el archivo visitando esta URL.

Para crear un enlace permanente personalizado, haga clic en el botón "Editar".

Luego ingrese la nueva URL y haga clic en Aceptar.

Si está satisfecho con la información ingresada, haga clic en el botón "Actualizar" para actualizar su configuración guardada en la computadora.

Administre las revisiones de documentos y el estado del flujo de trabajo en WordPress

WP Document Revisions también tiene potentes funciones de control de versiones. Esto puede ayudarlo a colaborar con otros al mostrar el historial completo de un documento. Incluso puede abrir versiones anteriores del archivo y volver a una versión anterior en cualquier momento.

Siempre que cargue o actualice un documento, puede ingresar una nota en el historial de revisión.

Estas notas aparecen en el registro de revisión en la parte inferior de la pantalla, junto al nombre de la persona que realizó la actualización.

Si la actualización incluye la carga de un nuevo archivo, también verá un enlace "Restablecer".

Simplemente haga clic en el enlace para restaurar esa versión del documento. Incluso si vuelve a una versión anterior del archivo, el historial permanece intacto, por lo que no pierde ninguna información.

Personalice y cree sus propios estados de flujo de trabajo

Los estados de flujo de trabajo facilitan ver si un documento es un primer borrador, en progreso o en algún otro estado. De manera similar a cómo guarda las publicaciones de blog como borrador o publicadas, los estados pueden mejorar el flujo de trabajo editorial.

WP Document Revisions tiene cuatro estados de flujo de trabajo predeterminados: Final, En progreso, Borrador inicial y En revisión. Es posible que deba cambiar estos estados predeterminados o agregar más estados. Por ejemplo, si está creando un portal de clientes, puede establecer el estado en "en revisión por parte del cliente".

Para cambiar los estados del flujo de trabajo, vaya a Documentos » Estados de flujo de trabajo. Si desea personalizar un estado existente, pase el cursor sobre él y haga clic en el botón Editar.

Esto abrirá un editor, donde puede cambiar el nombre, el slug y la descripción del estado del flujo de trabajo. Esto es similar a editar categorías y etiquetas en WordPress.

Cuando haya terminado de hacer cambios, haga clic en el botón Actualizar.

También puede agregar nuevos estados de flujo de trabajo.

en Documentos » Estados de flujo de trabajo, ingrese un nuevo nombre, slug y descripción. Luego haga clic en el botón Agregar nuevo estado de flujo de trabajo.

Administrar roles de usuario y acceso a documentos en WordPress

WP Document Revisions asigna diferentes capacidades de edición de documentos a las personas según su rol de usuario. Por ejemplo, los autores no pueden editar documentos publicados por otras personas ni leer documentos publicados de forma privada.

Los permisos predeterminados deberían funcionar bien para la mayoría de los sitios web. Sin embargo, si desea ver y cambiar alguna de estas configuraciones, es la más fácil de usar miembros. Con este complemento, puede personalizar los permisos para cada rol de usuario e incluso crear roles completamente nuevos.

Lo primero que debe hacer es instalar y activar miembros. Consulte nuestra guía paso a paso para instalar un complemento de WordPress para obtener más detalles.

Después de la activación, vaya a Miembros » Funciones Una página para mostrar todos los diferentes roles de usuario en su sitio web de WordPress.

Aquí, desplace el cursor sobre el rol de usuario que desea cambiar.

Luego puede continuar y hacer clic en Editar cuando aparezca, lo que abrirá el Editor de roles de usuario.

La columna de la izquierda muestra todos los diferentes tipos de contenido, como bloques reutilizables y productos de WooCommerce.

Haga clic en "Documentos" en el menú de la izquierda.

Ahora verá todos los permisos para este rol de usuario, p. Por ejemplo, la capacidad de eliminar los archivos de otra persona o editar sus propios documentos.

Simplemente haga clic en la casilla de verificación Otorgar o Denegar para cada permiso.

Si está satisfecho con los cambios que ha realizado, haga clic en Actualizar.

Para obtener una visión más detallada del complemento Miembros, lea nuestra guía para agregar o eliminar funciones de roles de usuario en WordPress.

Después de instalar este complemento, incluso puede controlar quién tiene acceso a cada documento. Apenas llegué Documentos » todos los documentos.

Aquí, coloque el cursor sobre cualquier archivo y haga clic en el enlace "Editar" cuando aparezca.

Ahora desplácese hasta el nuevo campo "Permisos de contenido". Aquí hay una lista de todos los roles de usuario en su blog o sitio web de WordPress.

Simplemente marque la casilla junto a cada función que necesita acceso a este documento.

En esta sección también verá una sección de Membresía paga. Esto le permite restringir el acceso a los miembros que pagan.

Consulte nuestra guía definitiva para crear un sitio de membresía de WordPress para obtener más información.

Si está satisfecho con los cambios, haga clic en Actualizar para guardar la configuración.

Esperamos que este artículo te haya ayudado a aprender a usar WordPress para administrar documentos o archivos. También puede consultar nuestra guía para crear una dirección de correo electrónico comercial gratuita y nuestra selección experta del mejor software de chat en vivo para pequeñas empresas.