Qué buscar en una recepcionista virtual confiable

Es posible que desee subcontratar su función a una recepcionista por una variedad de razones. Uno de ellos es asegurarse de mantener la productividad de sus empleados. El proveedor de servicios de recepcionista contratado abordará todas las inquietudes de los clientes para permitir que los miembros de su personal se concentren en otras tareas internas. Y dado que los recepcionistas profesionales están capacitados en gestión de clientes, trabajar con ellos ayuda a mejorar el servicio al cliente.

Pero con tantos servicios de recepcionista virtual, decidir cuál es el adecuado para usted puede ser un desafío. Pero hay muchas consideraciones que puede tener en cuenta para asegurarse de tomar la decisión correcta. Aquí hay cosas importantes que debe buscar en un servicio de recepcionista virtual confiable.

1. Disponibilidad

Asegúrese de que la recepcionista virtual que contrate esté disponible según sus horarios. En algunas empresas, los recepcionistas virtuales atienden llamadas las 24 horas del día, los 7 días de la semana durante los 365 días. Mientras que otras compañías ofrecen aceptar llamadas solo durante el horario comercial, incluidos o excluidos los días festivos.

El mejor servicio de recepcionista virtual podrá programar su personal para atender todas las llamadas. Si no lo hace, las personas que llaman se referirán a sus competidores. Su recepcionista virtual debe asegurarse de que las llamadas se respondan con prontitud y se enruten a la persona adecuada. necesita una recepcionista virtual para su negocio, puede encontrar una en empresas como Soluciones de gestión de clientes de Oracle o cualquier otro proveedor similar.

2. Precios transparentes

Antes de contratar a una recepcionista virtual, asegúrese de obtener respuestas a algunas preguntas. Preguntas como:

• ¿Cuánto cobran por llamada?
• ¿Hay cargos adicionales al transferir la llamada?
• ¿Puedes transferir minutos perdidos?

Hable con ellos si hay algún cargo adicional por el desvío de llamadas. Además, su recepcionista virtual debe informarle sobre sus métodos de facturación, ya sea que cobren por llamada, por hora o mensualmente. El precio es muy importante cuando se busca una recepcionista virtual. También pregunte después de que la recepcionista virtual cambie las condiciones de precio.

3. Atención al cliente

El servicio al cliente es la interacción que los clientes tienen con su negocio. Buscar una recepcionista virtual es la solución para cualquier negocio que quiera mejorar su comunicación con los clientes. Sin embargo, deben tener un buen servicio al cliente.

Una de las mejores maneras de saber si la recepcionista virtual elegida ofrecerá un mejor servicio al cliente es medir cuánto tiempo les lleva responder a sus mensajes. Un proveedor que tarda años en responder a sus consultas puede no ser el mejor para usted. responder a los clientes en tiempo real o sin demora.

4. Flexibilidad

La mejor recepcionista virtual satisfará todas las necesidades de su negocio. Deben cometer menos errores y moverse de acuerdo a los términos y condiciones de su negocio. De esta manera, está seguro de que pueden atender su negocio y las necesidades de sus clientes incluso cuando usted no lo está. Así que asegúrese de obtener un servicio de recepcionista virtual que sea flexible y esté siempre disponible para su negocio.

5. Pide ayuda

Si es necesario, una recepcionista virtual debe realizar llamadas en nombre de una empresa. Llamar a los clientes ocurre cuando un cliente necesita una respuesta sobre un negocio y el dueño del negocio no está disponible. Ejemplos de llamadas que puede hacer una recepcionista virtual son reuniones, confirmación y detalles del cliente. Una recepcionista virtual puede hacer más que contestar llamadas. También pueden ayudar con la gestión de correo electrónico y la gestión de proyectos.

6. Conociendo tu negocio

Además de atender llamadas, el mejor recepcionista virtual debe representar a su negocio y servir como parte de su negocio, debe conocer su negocio y lo que implica.

Es mejor trabajar con alguien que tenga experiencia en su industria. Una recepcionista virtual debe saber cómo tratar con clientes de una variedad de industrias, como responder llamadas de bienes raíces y profesionales médicos.

7. Formación y experiencia profesional

Se requiere entrenamiento para un recepcionista virtual para contestar llamadas telefónicas y correos electrónicos. Su recepcionista virtual debe tener las calificaciones adecuadas para el trabajo. También deben tener años de experiencia en el mercado.

Su experiencia les ayuda a evaluar a cada cliente y sus necesidades ya dar la mejor respuesta. Una recepcionista virtual debe tener personalidad y un sonido profesional al responder las llamadas de los clientes y también poder escribir mejor la gramática con la ortografía correcta.

para en casa

Una recepcionista juega un papel fundamental en el crecimiento de cualquier negocio. Responden a todos los problemas de los clientes, incluidas las quejas. Sin embargo, externalizar esta tarea a empleados internos puede perjudicar la productividad y los ingresos de su empresa. Busca a alguien con la mejor personalidad para proteger la buena imagen de tu negocio. Puede lograr esto considerando todos los elementos explicados en este artículo.